Želite isprobati neke od najboljih alata i aplikacija za moderno poslovanje? Posjeti ICT Marketplace
Bolji u poslovanju

Samo ste 5 koraka udaljeni od uspješnog sastanka

kako-voditi-sastanak-produktivnost.png
BizIT
Autor: BizIT

Naučite kako voditi sastanak da bude produktivniji i uspješniji.

Svi smo barem jednom bili na sastanku koji je trajao do iznemoglosti, gdje se priča vrtila u krug i gdje nismo ništa na njima napravili. Kako imamo samo 8 radnih sati i puno zadataka od iznimne je važnosti da poslovni sastanci budu produktivni.

Jedna osoba mora biti vođa sastanka. Jer ako se taj zadatak prepusti slučaju upravo tada sastanci znaju biti neproduktivni. Neovisno o tome sastajete li se uživo ili možda koristite moderne kanale komunikacije, ovaj će vam popis uvijek dobro doći da savršeno odradite svaki poslovni sastanak:

1. Ključ je u pripremi

Kreirajte event na online kalendaru (primjerice u Outlooku na Office 365) i pozovite sudionike putem emaila, kako bi im sastanak bio prikazan u njihovom radnom kalendaru. Također, pripremite prijedlog tema sastanka (agenda) i pitajte ih da predlože svoje teme koje žele uključiti na popis. Posljednju verziju popisa tema pošaljite 24 sata unaprijed kako bi se svi sudionici pripremili i prikupili potrebne podatke. Ukoliko je potrebno pregledati određenu dokumentaciju, postavite im dokumente u cloudu da ih mogu na vrijeme preuzeti i pregledati.

Pripremite materijale za sastanak (kemijske olovke, blokove, naručite whiteboard i markere) te rezervirajte prostor i tehniku (rezervirajte sobu za sastanke, prezentacijsko platno i projektor itd). Možete se i inspirirati našim prethodnim tekstom o pripremama prezentacija koje rasturaju.

Upravljajte dokumentima u timu!

Cloud StoragePostavite dokumente na Cloud Storage i pristupajte im putem računala, tableta ili mobitela!

Nabavi Cloud Storage
za svoj tim!

2. Postavite pravila sastanka

Odredite koliko će sastanak maksimalno trajati, tako da ne trošite nijednom sudioniku previše vremena jer svi imaju i druge važne zadatke u radnom danu ili pak druge sastanke na koje moraju stići. Osigurajte produktivnost rada na sastanku. Upitajte ima li promjena za popis tema koje će se proći na sastanku. Postavite sve uređaje na silent opciju kako vas ne bi ometali. Možete odrediti jednu osobu kao zapisničara koja će voditi zapisnik sa sastanka.

3. Vodite sastanak kao pravi vođa

Na sastanak dođite 5-10 minuta ranije kako biste provjerili tehniku. Držite se tema – nemojte dopustiti da rasprava ode preširoko. Ne dopuštajte upadice već pustite govornika da kaže do kraja te onda drugima prepustite riječ. Omogućite svima prilku da iskažu svoje mišljenje. Nije dobro da netko ne kaže ništa, a da netko drugi vodi priču cijelo vrijeme. Zapisujte sve komentare.

zapisnik sastanka agenda

4. Zaključite sastanak

Završite sa sastankom u roku. Provjerite ima li netko tko želi nešto dodati te imaju li dodatnih pitanja. Provjerite jesu li sudionici zadovoljni s donesenim odlukama. Kažite im kada mogu očekivati gotov zapisnik (meeting minutes). Provjerite jesu li primijetili potencijalne teme za neki naredni susret.

5. Napravite evaluaciju

Unutar sljedećih 24 sata nakon sastanka sudionicima pošaljite zapisnik i postavite dokumente u cloudu za lako preuzimanje te koristite za sigurno spremanje arhive. Ako netko od zaposlenika koji su pozvani nije mogao sudjelovati njega posebno kontaktirajte kako biste mu/joj po potrebi osobno pojasnili određene dijelove dogovora. Tražite ih da komentiraju dokument i utvrdite jesu li suglasni sa svime što je u njemu navedeno. Ako sve teme nisu iscrpljene zakažite novi sastanak. I krenite ponovno ispočetka po ovoj listi. :)

Sadržaj omogućava Hrvatski Telekom

BizIT

BizIT

Skupina autora koja brine o najuočljivijim projektima interneta kao i o projektima plasmana malih i srednjih poduzetnika na istome.

U sklopu skupine autora su oni koji pišu i realiziraju sljedeće teme: internet marketing, internet poslovanje, dizajn za online medije, web stranice, upravljanje društvenim mrežama i kampanje na društvenim mrežama.

Između ostalog njihove pojedinačne uratke možete pronaći na:
tportal.hr, stopostopoduzetnik.hr, t-blog.com.hr i mnoge druge.