Želite isprobati neke od najboljih alata i aplikacija za moderno poslovanje? Istraži ICT usluge
Tech Hack

9 opcija Office 365 paketa za koje možda ne znate, a zlata vrijede

korisne-opcije-office365-paketa
BizIT
Autor: BizIT

Korak po korak do svladavanja sjajnih Office 365 alata koje će vam pomoći pri poslovanju.

Mnoge su kompanije u posljednje vrijeme odabrale online poslovanje kao najbolje rješenje za svoje potrebe. S obzirom na to da su Office programi neizostavni dio svakog ureda, ne čudi što je i Office 365 dio te odluke. Ako još uvijek ne koristite Office 365, onda ste za njega sigurno čuli. Na prvi pogled možda je “običan uredski paket”, no Office 365 krije niz zanimljivih mogućnosti za koje većina ljudi ne zna, a itekako im mogu olakšati poslovanje i dodatno uštedjeti vrijeme. Za vas smo odabrali one od kojih će te imati najviše koristi, a uskoro će stići i neke koje će vas ostaviti bez teksta. No, za sad su još uvijek u testnoj fazi.

1. Koristite Outlook i kada ste offline

Ako u određeno vrijeme ne želite primati poruke  Outlook može raditi izvan mreže, no tišina nije njegova jedina prednost.  Kroz Outlook Office 365,omogućen je pristup inboxu i kada ste offline, i to kroz browser koji najviše volite – Chrome, Firefox, Safari ili Internet Explorer. To znači da ne trebate strahovati  kada nemate pristup Internetu, posao neće trpiti, možete nesmetano raditi u Outlooku, a on će se ažurirati (poslati i primiti sve emailove) čim sljedeći put uspostavite Internet vezu. Većina zadataka koju obavljate online dostupna vam je i kada ste offline. Čitanje i odgovaranje na poruke, slanje novih poruka, uređivanje kalendara, odgovaranje na upite za sastanke…..Sve što radite dok ste offline bit će vidljivo čim se spojite na mrežu. Gubitak vremena ne postoji.

2. Zajednički rad na dokumentima

opcije-365-paketa

Rad na jednom dokumentu u isto vrijeme s kolegama tako da svi vide tko radi izmjene, u kojem dijelu dokumenta i u kojem trenutku, velika je prednost koju nudi Office 365. Ako neko radi offline, njegove izmjene će biti ažurirane prvom prilikom kada se spoji na Internet. Ovo vrijedi za sve najznačajnije Office 365 aplikacije: Word Web App, PowerPoint Web App i Excel Web App. Ova opcija itekako će uštedjeti vaše vrijeme jer ga više ne morate trošiti na slanje dokumenata mailom ili putem USB-a, već dokument možete staviti na sigurno online mjesto, te ga više osoba uređuje istovremeno (bez obzira na lokaciju). Uvijek su vidljive promjene koje su nastale na dokumentu kroz vrijeme, pa je lako uređivati glavnu verziju dokumenta. Osim vremena štedite i živce jer se smanjuje mogućnost šuma u komunikaciji i gubljenja dokumenta.

3. Audio/Video konferencija na dlanu

video-pozivi-i-razgovori

Održati video konferenciju nikada nije bilo lakše jer unutar pojedinih Office 365 paketa dobivate i Skype for Business, još jedan poznati program koji vam omogućuje video pozive i razgovore između više sudionika. Osim razgovora na daljinu, možete podijeliti ekran sa svim sudionicima video konferencije tako da svi mogu pratiti određenu prezentaciju. Pored očigledne mogućnosti da čujete i vidite svoje sugovornike koji su na drugim lokacijama, moguće je i voditi bilješke tijekom sastanka te isti sastanak snimati kako vam nešto slučajno ne bi promaklo, a to je moguće zahvaljujući dodatnim alatima koji su dostupni unutar aplikacije.

4. Druga strana anketa i upitnika ili zabavna strana Excela

Od Excel tablica nekima se diže kosa na glavi, no uz Office 365 (kroz opciju OneDrive for Business) otkrit ćete i njihovu zabavnu stranu. Ankete i upitnici nužni su za brojna poslovanja i unapređenje istih, a uz OneDrive for Business možete kreirati upitnik s različitim tipovima pitanja i podijeliti ga sa svojom ciljnom grupom (klijentima, dobavljačima, kolegama, prijateljima) koja ne mora imati Microsoft Account kako bi mogla popuniti vaš upitnik. Svi rezultati će biti sačuvani u Excel tablici koja je, složit ćete se :), najbolje moguće mjesto za analizu i kreiranje izvještaja. Mogućnosti su brojne a uz istraživanje opcija Excel će vam, sigurni smo, postati draži.

5. Dijeljeni mailbox

Kreiranje dijeljenog inboxa kako bi grupa ljudi uključenih u projekt mogla pratiti sve zadatke, promjene i slati mailove s jedinstvene adrese poput info@raditijelako.com je lak zadatak. Kada osoba odgovara na mail poslan u dijeljeni inbox, mail je vidljiv kao grupni, a ne individualni. Dijeljeni mailbox uključuje i dijeljeni kalendar, koji brojne male tvrtke itekako vole koristiti, pogotovo kada su u pitanju sastanci. Odlična opcija dostupna u dijeljenom mailboxu je i zabrana brisanja mailova (dokazi su postojani dok god ih vi želite imati). Baš kao i ona da samo administrator može dati pristup dijeljenom mailboxu, svi koji rade unutar njega moraju imati lozinku. Dijeljenom mailboxu je moguće pristupiti i s mobilnih uređaja i sa svakog mjesta koje ima internet. Zaboravite na proslijeđivanje mailova, otvorite zajednički i uštedite vrijeme, sebi i svojim suradnicima.

6. Microsoft Bookings – naručivanje nikad nije bilo lakše

office-365-microsoft-bookings-online-rezervacije

Uz ovu opciju pojednostavite naručivanje i rezervacije. Vaši klijenti mogu jednostavno dogovoriti termin putem interneta. Ako ste npr. vlasnik kozmetičkog salona, Microsoft Bookings znatno olakšava naručivanje kako vama, tako i vašim klijentima. Aplikacija omogućuje pronalaženje odgovarajućih termina i zakazivanje istih 24 sata na dan, svaki dan u godini (aplikaciji nije potreban odmor, ne poznaje ni nedjelju ni praznik:)) a na raspolaganju će vam biti kalendar za upravljanje rasporedom, automatske potvrde i podsjetnici koji štede vrijeme. Ako klijent otkaže termin vi automatski dobivate obavijest, pa tako možete vrlo jednostavno popuniti rupu u rasporedu i uštedjeti novac.

Ova je aplikacija odlična i za privatne klinike koje nude brojne zdravstvene usluge. Pacijenti se mogu jednostavno informirati, vidjeti slobodne termine i naručiti se kad im odgovara. Moguće je direktno komuniciranje s liječnikom ako postoje dodatna pitanja.

No, ako je netko upoznat s brojnim izazovima rezervacija termina onda su to ugostitelji i hotelijeri koji znaju koliko često zbog “gorućih situacija” gosti otkazuju termine. Uz ovu opciju više nikada nećete imati prazno mjesto u restoranu ili prazan apartman jer će te na vrijeme biti obaviješteni o svim promjenama vezanim uz rezervacije.

7. OneDrive for Business

office365-onedrive-for-business

Nudi sigurno spremanje i pristup datotekama s bilo kojeg mjesta i s bilo kojeg uređaja. Promjene koje radite automatski se sinkroniziraju i pohranjuju na oblak, a pristup je jednostavan i siguran za sve koji imaju pristup datotekama. OneDrive omogućuje brži i učinkovitiji rad s osobama unutar poduzeća, ali i onima izvan nje. Kada je sigurnost u pitanju, nemate razloga za strah jer imate potpunu kontrolu pristupa podacima kao i mogućnost da obrišete uređaje koji su izgubljeni ili ukradeni kako bi spriječili daljnje neugodnosti. Ujedno možete vidjeti koje se datoteke dijele i s kim.

Microsoft je kreirao i aplikaciju OneDrive App za Android uređaje koja vam omogućuje da koristite poslovni (OneDrive for Business) i privatni (OneDrive) prostor za skladištenje koristeći samo jednu aplikaciju. Samo se prebacujete s jedne na drugu opciju.

8. Cloud Exchange email

Problemi s veličinom email pretinaca postali su prošlost. Kontrola troškova je u vašim rukama jer plaćate koliko i koristite prema broju kreiranih email računa. Nema troškova servera kao ni održavanja vlastite infrastrukture jer se sve odvija na oblaku. Mailovi se nalaze na sigurnom mjestu te im se može pristupiti bilo kad, u bilo koje vrijeme i s bilo kojeg uređaja. Osim profesionalnog email rješenja omogućeno je upravljanje kontaktima, kalendarom i zadacima koji se mogu dijeliti sa suradnicima.

9. Pretvorite bilješke u stavke kalendara

Koristite alat za bilješke OneNote unutar Microsoft Outlooka. Ako napišete popis obveza u OneNoteu, jednostavno ga možete pretvoriti u hrpu zadataka s rokovima i podsjetnicima na kalendaru. Možete dodati bilješke, automatski dodati detalje sastanka u kalendar kao što su datum, mjesto, tema, raspored i sudionici. Zatim možete poslati email bilješke o sastancima timu pomoću gumba “Email Page”.

Ako tražite novu pokretačku snagu za vaše poslovanje, Office 365 će sigurno pripomoći u tomu jer će unaprijediti sve vaše dosadašnje zadatke koje ste obavljali na Office aplikacijama. Bit ćete brži, fleksibilniji, produktivniji i sigurniji u radu. Moderna Office verzija uključuje sve programe koje koristite i poznajete, omogućujući vam da im pristupite sa svih uređaja, bilo kad i bilo gdje! Predlažemo da se bacite na istraživanje svih opcija jer uz Office 365 posao postaje lakši i zabavniji.

Isprobajte Office 365 besplatno na 30 dana

Sadržaj omogućava Hrvatski Telekom

BizIT

BizIT

Skupina autora koja djeluje na različitim poslovnim aktivnostima i brine o povećanju prodajnih aktivnosti i produktivnosti unutar različitih poduzeća, projektima plasmana malih i srednjih poduzetnika na online prostor kao i o najuočljivijim projektima interneta.

U sklopu skupine autora su oni koji pišu i realiziraju sljedeće teme: prodajni savjeti, savjeti za produktivnost i organizaciju poslovanja, internet marketing, internet poslovanje, dizajn za online medije, web stranice, upravljanje društvenim mrežama i kampanje na društvenim mrežama.

Komentiraj