Želite isprobati neke od najboljih alata i aplikacija za moderno poslovanje? Posjeti ICT Marketplace
Bolji u poslovanju Tech Hack

Imate problema s hrpom uredskih dokumenata? Treba vam Cloud upravljanje dokumentima!

cloud-upravljanje-dokumentima
BizIT
Autor: BizIT

Rješenja za upravljanje dokumentima daju povrat od 6 na uloženu jednu kunu, a nakon njihova uvođenja učinkovitost zaposlenika može se povećati za čak 18%.

Zar ne bi bilo divno kada bi cijelo svoje poslovanje mogli pretražiti uz pomoć par ključnih riječi i klikova mišem? S obzirom na podatak da se godišnja stopa rasta količine dokumenata u prosječnom poduzeću penje i do 25%, ne čudi što produktivnost s vremenom opada, a frustracije rastu. Svakodnevno prekapanje ogrmone količine dokumenata u potrazi za onim pravim može vas poprilično koštati, a radi li se pritom i o zadovoljstvu klijenta, šteta postaje tim veća. Informatizacijom poslovanja može se učinkovito stati na kraj bespotrebnom trošenju vremena i neorganiziranom poslovanju. Ekološki faktor da ne spominjemo, zamislite koliko ćete papira (i novca) uštedjeti ukidanjem printanja svaki put kada poželite nešto napraviti s dokumentom.

Životni tijek dokumenta i kako si skratiti

Bez obzira kojim putem došao u vaše ruke, svaki dokument potrebno je zaprimiti i otvoriti. Radi li se o papirnatoj verziji, tada njegov put postaje još duži – prvo skeniranje, potom uvoz dokumenta, a zatim i po potrebi integracija s ostalim programima poput vašeg mail klijenta. No jednom kada to napravite uspješno ste skratili vrijeme potrebno za njegov pronalazak i obradu svaki idući put kada će vam zatrebati. Uporabom cloud sustava za upravljanje dokumentima dokument u svakom trenutku možete pronaći, slijediti njegov put i biti sigurni da se njima upravlja u skladu s vašom poslovnom politikom. Možete pratiti svaku promjenu koja se u njemu odvija, kao i reviziju, a uvijek možete vidjeti najnoviju inačicu. Za svaki dokument moguće je podešavanje pojedinačnih ovlaštenja po korisnicima, što omogućava bolji nadzor. Dostupno je i automatsko generiranje izvještaja i statusa dodijeljenih zadataka. Jednostavnim pretraživanjem možete u kratkom vremenu pronaći upravo onaj dokument koji trebate, bez obzira kada je unešen u sustav. Sve dokumente moguće je arhivirati na pregledan način, kao i integrirati s ostalim sustavima za lakše dijeljenje i obradu.

Koje su prednosti sustava za upravljanje dokumentima u cloudu

Upravljanje dokumentima podskup je rješenja za upravljanje sadržajem koji obuhvaća širok spektar sustava i alata dizajniranih s ciljem unaprjeđenja poslovnih procesa koji uključuju prihvat informacija i dokumenata, njihovo upravljanje, pohranu i isporuku.

Bez obzira jeste li odabrati poslovanje u oblaku ili koristite fizičku memoriju, ako imate veći broj zaposlenika svaki od njih trebat će određeni kapacitet te iste memorije kako bi uspješno obavljao svoj posao. Uporabom cloud sustava za upravljanje dokumentima dolazi do značajne uštede prostora za pohranu – svi zaposlenici imaju pristup istim dokumentima, koji se nalaze na istom mjestu. Žele li na njima raditi u uredu ili izvan njega, sasvim je nebitno, jer sve promjene mogu odmah spremiti kako bi bile vidljive i ostalim korisnicima, bez odnošenja dokumenata iz prostorija kompanije. Na taj su način i sami dokumenti zaštićeniji, bez bojazni da će netko slučajno ili namjerno izgubiti originalni dokument ili kopiju koja bi mogla pasti u pogrešne ruke.

 Usluga se temelji na platformi Alfresco, svjetski priznatoj i visoko skalabilnoj tehničkoj platformi za upravljanje sadržajem koju koristi preko 7 milijuna korisnika u 180 zemalja, a savi podaci pohranjeni su u HT data centru koji odgovara najvišim standardima sigurnosti.

Obveznici Uredbe o uredskom poslovanju ne moraju brinuti o zakonskim propisima, s obzirom da je ova usluga u potpunosti u skladu s Uredbom, kao i s korporativnim standardima. Uz funkcionalnosti standardnog paketa, dotupna je i verzija koja nudi plan klasifikacijskih oznaka, plan stvaratelja pismena/akata, uslugu pisarnice, mogućnost razvođenja predmeta i dokumenata prema odijelima, te mogućnost pridruživanja i otpreme akata.

Dobrom organizacijom i sistematizacijom skraćuje se vrijeme donošenja poslovnih odluka, dok automatizacija procesa smanjuje mogućnost pogreške. Sva potrebna infrastruktura već je uključena u mjesečnu naknadu, pa se o istoj ne morate brinuti za vrijeme, ali i nakon prestanka korištenja usluge.  S obzirom na digitalno vrijeme u kojem živimo, više nije riječ o luksuzu, već usluzi potrebnoj za besprijekoran rad svakog modernog ureda, bez obzira na veličinu. 

Sadržaj omogućava Hrvatski Telekom

BizIT

BizIT

Skupina autora koja brine o najuočljivijim projektima interneta kao i o projektima plasmana malih i srednjih poduzetnika na istome.

U sklopu skupine autora su oni koji pišu i realiziraju sljedeće teme: internet marketing, internet poslovanje, dizajn za online medije, web stranice, upravljanje društvenim mrežama i kampanje na društvenim mrežama.

Između ostalog njihove pojedinačne uratke možete pronaći na:
tportal.hr, stopostopoduzetnik.hr, t-blog.com.hr i mnoge druge.