Želite isprobati neke od najboljih alata i aplikacija za moderno poslovanje? Posjeti ICT Marketplace
Bolji u poslovanju

Kako iskoristiti email u poslovne svrhe na najjače

kako-koristiti-email-u-poslovanju
BizIT
Autor: BizIT

Stvari na koje morate obratiti pozornost kako biste dobili najviše moguće od emaila u poslovnoj svakodnevici.

Zašli smo već poprilično u 21. stoljeće i očekivano je da se većina populacije zna služiti emailom. Osobito aktivna radna snaga. Jer email je važno sredstvo komunikacije u poslovnom okruženju i teško da će brzo nestati, dapače vidjeli smo da se samo više razvija i postaje još bolji i jednostavniji za korištenje.

No, neke greške mnogi ponavljaju ili jednostavno dobro ne paze. Stoga dajemo mali uvid u stvari o kojima možda niste razmišljali dok ste tipkali emailove, a koje vam zaista mogu pomoći da postanete poslovni email super user. :)

1. Organizirajte svoj inbox

Posložite emailove kako biste se brže snalazili. Ovisno o tome koji servis koristite, kreirajte foldere prema projektima i odredite čiji emailovi će ubuduće u njih stizati. Ili im dodajte “labels” tj. oznake i na taj način ih grupirajte. Zašto? Štedite si ogromno vrijeme za pretragu kada vam nešto specifično zatreba i ne muči vas taj kaos kada su svi emailovi na jednom mjestu.

koristenje-emaila-u-poslovanju

2. Koristite email servis koji će vam pružiti najbolje za vaš posao

Svako malo čujemo kako je netko nekome upao u email i napravio problem. Brojni popularni email servisi nisu imuni na hakerske napade i ne garantiraju vam sigurnost (jer to ste i potpisali u uvjetima korištenja kada ste im pristupali). Osim toga, takvi servisi se ne mogu koristiti u profesionalne svrhe. Ako ste tvrtka, morate imati službenu email adresu kao npr. ime.prezime@nazivtvrtke.hr i morate koristiti najsigurniju opciju jer si ne možete dopustiti gubitak tih sadržaja.

Tako vam Cloud Exchange Mail daje pouzdano i kvalitetno e-mail rješenje uz povoljnu cijenu. Na taj način imate sigurno rješenje za službeni email uz antivirusnu i antispam zaštitu, kontrolu nad količinom email računa i velike pretince od 1 do 10GB koji vam se neće tako brzo zakrčiti (uz dodatnu opciju arhive do 20GB mailova). Uz ovakvog pomoćnika možete malo odahnuti. :)

Više o Cloud
Exchange Mail

-> Jednostavan pregled poslovanja bez i s Cloud Exchange rješenjem možete provjeriti i u infografici.

3. Provjerite mailove prije slanja

Koliko ste puta zaboravili poslati attachment? Koliko puta ste tek kasnije vidjeli tipfelere i grozne gramatičke pogreške? Koliko puta ste se obratili na ti starijoj osobi pa vam je bilo neugodno? :( Pročitajte email barem još jednom prije nego što kliknete Send i obvezno provjerite jesu li svi potrebni dodaci uploadani te ako su preveliki radije koristite ove servise za slanje velikih datoteka.

Naučite i razliku između Cc i Bcc:

  • Cc – Carbon Copy: Ovdje dodajete primatelje koji će dobiti kopiju emaila te će njihov email i informaciju da su stavljeni u Cc vidjeti i svi drugi primatelji.
  • Bcc – Blind Carbon Copy: Ovdje dodajete primatelje koji će dobiti kopiju emaila, no svi ostali sudionici komunikacije neće vidjeti te primatelje u Bcc. Na ovaj način se šalju emailovi koji moraju ići na više adresa (kao marketinške poruke, pozivi na događanja, pozivi medijima) tako da bi se zaštitio nečiji identitet (email adrese svih osoba nisu javne i trebate njihovo dopuštenje za informiranje drugih o tome).

Ne dozvolite si da budete nekulturni jer upravo to o pošiljatelju nepažljivo poslani emailovi govore.

Emailovi-u-poslovanju

4. Budite produktivniji i lakše surađujte s kolegama

Zaposlenici više ne moraju biti prikovani za stolac i čekati da im stigne email ili se bojati da nešto neće vidjeti dok su na sastanku u drugom dijelu grada. Office 365 kreiran je upravo za moderan ured koji je u pokretu. Svom emailu preko Office 365 možete pristupati sa stolnih i prijenosnih računala, tableta i mobitela i bit će na svima njima ažuriran. Kako su sve Office 2016 aplikacije u ovom servisu povezane lakše ćete i zajednički raditi na projektima i dokumentima te ih međusobno dijeliti.

Više o Office 365

5. Kreirajte potpis i disclaimer

U poslovnoj komunikaciji ovo je obvezno, ali i praktično. Često se dogodi da vam zatreba nečiji broj, a ako ga nemate već u mobitelu, možete ga potražiti upravo u potpisu emaila koji vam je ta osoba poslala.

U poslovnoj komunikaciji u podnožju poruke tj. u potpisu navodi se najčešće sljedeće:

  • Ime, prezime i titula (ako postoji)
  • Naziv tvrtke i pozicija u tvrtki
  • Kontakt broj i email
  • Logotip tvrtke
  • Web stranica tvrtke (dodatno: linkovi na profile na društvenim mrežama)
  • Email disclaimer tekst – lako ga pronađete i prilagodite potrebama tvrtke uz malo guglanja ;)

Disclaimer tekst u podnožju svake email poruke zaposlenika vrlo je važan za poslovno okruženje jer služi za oslobađanje od odgovornosti tvrtke ukoliko zaposlenik izjavi nešto u tim porukama, a što se može shvatiti kao kleveta ili ukoliko dijeli informacije koje ne bi smio. Na taj način štitite svoju kompaniju od mogućih problema.

Sadržaj omogućava Hrvatski Telekom

BizIT

BizIT

Skupina autora koja brine o najuočljivijim projektima interneta kao i o projektima plasmana malih i srednjih poduzetnika na istome.

U sklopu skupine autora su oni koji pišu i realiziraju sljedeće teme: internet marketing, internet poslovanje, dizajn za online medije, web stranice, upravljanje društvenim mrežama i kampanje na društvenim mrežama.

Između ostalog njihove pojedinačne uratke možete pronaći na:
tportal.hr, stopostopoduzetnik.hr, t-blog.com.hr i mnoge druge.