Želite isprobati neke od najboljih alata i aplikacija za moderno poslovanje? Posjeti ICT Marketplace
Bolji u poslovanju U praksi

Office 365 čini upravljanje timom zabavnim

office-365-timski-rad
BizIT
Autor: BizIT

Sve prednosti Office 365 paketa već ste imali prilike upoznati, no sada se fokusiramo na jedan od najvećih zahtjeva modernog poslovanja – rad u timu.

Prednosti softvera u oblaku jasne su svakome tko ih je ikada isprobao. Nema više neprestanog iščekivanja i provjeravanja kada će izaći nova verzija koja sadrži toliko željeni „feature“ – sustav nas sam obavijesti o svim promjenama koje ovisno o postavkama samostalno instalira na računalo. Ništa lakše! A kada je u pitanju program poput Microsoft Office paketa, jednostavnost i dostupnost idu ruku pod ruku s novim mogućnostima na svakodnevnoj bazi, a mi ne možemo dočekati da ih sve isprobamo – i to u timu. Svaki od programa funkcionira zasebno, no tek kada se koriste kao cjelina možete shvatiti što znači kada vam aplikacija olakšava posao na svim razinama. Zvuči poznato? Upravo tako funkcionira i vaš tim, zar ne?

Cijeli poslovni tim na jednoj aplikaciji

Microsoft Teams program je koji možete pronaći u skopu svog Office 365 paketa. To je radno okruženje bazirano na razmjeni poruka, čija svrha je bolje povezivanje ljudi unutar različitih timova, a sve u svrhu bolje i prirodnije razmjene ideja kojima mogu pristupiti svi. Na istoj ideji tako sada mogu raditi ama baš svi uključeni, te davati svoje prijedloge i raditi potrebne izmjene na proizvodu ili usluzi. Sadržaj i povijest čavrljanja o određenoj temi moguće je pretraživati po potrebi, bio on privatni ili timski.

Moguće je pokretati različite teme za različite grupe, kako se ne bi ometao tijek razvoja ili gnjavilo one koji u određenom trenutku niti ne moraju biti uključeno. Cijeli je sustav prilično intuitivan, pa ga ja moguće prilagođavati po želji. Isto tako svima na raspolaganju mogu biti različiti dokumenti i resursi potrebni za rad na određenom projektu, a svi materijali smješteni su u oblaku kako bi uvijek bili dostupni. Na njima se može raditi direktno unutar aplikacije, čime se štedi vrijeme i skraćuje reakcija uključenih. Uz video razgovor koji je također podržan, moguće je odraditi sastanak s cijelim timom bez obzira na kojem se kontinentu trenutno nalazili, što je odlično ako vaš tim ima freelance suradnike.

Pogledajte video:

U svakom trenutku vaš je rad siguran i zaštićen na svim razinama. Microsoft Teams štiti vaše dokumente njihovim šifriranjem, tijekom mirovanja i u pokretu, a uključuje i višestruku provjeru autentičnosti radi bolje zaštite identiteta.

Planirajte, razmjenjujte, surađujte – budite uigrani tim

Poslovni planeri u obliku bilježnica možda su nekad bili odlični korporativni pokloni, no ruku na srce – tko ih danas koristi? Nostalgija je u redu, ali zašto bi planirani sastanak upisivali na papir kada ga možemo unijeti u Microsoft Planner, koji će nas onda podsjetiti na njega na vrijeme, a obavijestiti i ostale sudionike o terminu i lokaciji održavanja. A to je samo dio njegovih mogućnosti. Ukoliko se još uvijek ne možete klonirati, pa vlastitim snagama žonglirate između nekoliko poslovnim timova s različitim ciljevima, jednostavno ih sve unesite u ovu aplikaciju.

Na početnom zaslonu uvijek ćete imati vizualni prikaz zadaća koje trebate obaviti u svakom od njih, koliko je dana ostalo da se određeni projekt privede kraju ili koje sastanke vezano za njih morate odraditi. Unutar određenih projekata možete otvarati nove zadatke, uz njih vezivati vaše Office 365 dokumente, komunicirati s ostatkom tima i delegirati zadatke po potrebi. U svakom trenutku, svi uključeni znaju koliko se toga obavilo, što je hitno, a što može pričekati, te tko se o čemu mora brinuti. Ako slučajno i zaboravite baciti oko na svoju tablicu, Planner možete podesiti tako da vam putem maila javi svaku promjenu koja se odnosi na vas, bilo da vam je zadan novi projekt ili imate zadaću koju treba hitno odraditi.

Pogledajte video:

Dijeljenje nikad nije bilo jednostavnije

Zamislite da Intranet vaše kompanije možete stalno nositi u vlastitom džepu – e pa to je SharePoint Online. U svakom trenutku imate pristup timskim i resursima tvrtke s bilo kojeg mjesta i uređaja. Na početnom zaslonu pregledno su ispisane sve aktivnosti na web lokacijama i grupama koje su podijeljene s vama. Putem intraneta možete surađivati s ostalima i vidjet kako i što rade u određenom trenutku. Inovativna kartica s osobama omogućuje da se povežete s onima koji imaju stručna znanja koja su vam potrebna za rješavanje nekog problema, a ujedno na isti način možete ponuditi svoju stručnost iz određenog područja. Tražite li određenu datoteku, možda se bezveze trudite, jer je vrlo moguće da je ona već pronašla vas putem pametne preporuke unutar sustava.  Datoteke u SharePoint možete stavljati putem klijenta ili pretraživača, koristeći „drag and drop“ tehniku, što ga čini jednostavnim za korištenje čak i ako niste napredni korisnik Office sučelja.

Pogledajte video:

Ovo su samo neke od prednosti koje Office 365 nudi za poslovanje, kako unutar timova, tako i individualno. Na vama je samo da pronađete paket koji vam najviše odgovara. :)

 

Sadržaj omogućava Hrvatski Telekom

BizIT

BizIT

Skupina autora koja brine o najuočljivijim projektima interneta kao i o projektima plasmana malih i srednjih poduzetnika na istome.

U sklopu skupine autora su oni koji pišu i realiziraju sljedeće teme: internet marketing, internet poslovanje, dizajn za online medije, web stranice, upravljanje društvenim mrežama i kampanje na društvenim mrežama.

Između ostalog njihove pojedinačne uratke možete pronaći na:
tportal.hr, stopostopoduzetnik.hr, t-blog.com.hr i mnoge druge.