Želite isprobati neke od najboljih alata i aplikacija za moderno poslovanje? Posjeti ICT Marketplace
U praksi

Tamna strana IT-a: pet savjeta za rješavanje problema IT-a u sjeni

tamna-strana-it-a
BizIT
Autor: BizIT

IT u sjeni: izraz zvuči prilično mračno, gotovo zlokobno. Nažalost, riječ je o nečemu neugodnome s čime se poduzeća u sve većoj mjeri moraju baviti.

Zaposlenici zapravo sve češće preuzimaju aplikacije, rješenja ili softver bez dopuštenja ili čak znanja odjela za IT. To predstavlja veliku potencijalnu opasnost jer odjel za IT nije u mogućnost održati sigurno radno okruženje. Time se ugrožavaju podaci i poslovni procesi društva. Ali koji su razlozi pojave IT-a u sjeni i kako glavni direktori za informacije mogu riješiti taj problem?

IT u sjeni službeno je definiran kao nepoznata, neovlaštena upotreba informatičkih aplikacija u poslovnom okruženju. Zbog sve veće dostupnosti i snage potrošačkih tehnologija poduzeća se suočavaju s porastom IT-a u sjeni, što znači da korisnici donose vlastite uređaje, upravljaju svojim aplikacijama i podacima, preuzimaju softver u skladu s vlastitim željama i upotrebljavaju vlastite osobne alate za suradnju u obavljanju svojeg posla. Često se odjel za IT poduzeća ne može natjecati s funkcijama, jednostavnošću upotrebe i pouzdanošću potrošačkih tehnologija koje donose zaposlenici. Budimo iskreni, nismo li svi instalirali vlastiti softver bez znanja rukovoditelja zaduženih za IT?

U istraživanju koje je proveo institut za tržišna istraživanja 451 Group navedeno je da 44 % poduzeća na globalnoj razini imaju IT u sjeni u svojoj organizaciji. Uslugama u oblaku i razvojem softvera kao usluge (SaaS) omogućeno je jednostavno preuzimanje aplikacija zaobilaženjem infrastrukture i kontrola društva jednim klikom. U anketi koju je krajem 2013. godine proveo McAfee više od 80 % ispitanika priznalo je da na radnom mjestu upotrebljava neodobrene aplikacije za SaaS. IT u sjeni bez sumnje će i nadalje rasti, ali koji je najbolji način za suočavanje s tim problemom? Donosimo Vam nekoliko odgovora.

Pet savjeta za rješavanje pitanja IT-a u sjeni


1. Mrežu društva držite pod nadzorom

Kako bi odgovorila na problem IT-a u sjeni, poduzeća trebaju razumjeti njegove razmjere i potencijalne posljedice. Držite mrežu pod nadzorom kako biste otkrili nove i nepoznate uređaje! Nadzor možete uključiti u svakodnevnu poslovnu rutinu u okviru pretraživanja u svrhu utvrđivanja ranjivosti, što je široko prihvaćena sigurnosna praksa kojom se omogućuje zaprimanje detaljnih informacija o tome gdje su se u Vašoj mreži pojavili novi uređaji i o kakvoj je vrsti uređaja riječ. To će Vam pomoći da točno utvrdite u kojoj je mjeri IT u sjeni rasprostranjen u Vašem društvu.

sve-prednosti-video-nadzor-u-poslovanju

2. Utvrdite potrebe svojih zaposlenika

Nadziranjem mreže društva prikupit ćete vrijedne informacije, uključujući točnog pokazatelja za aplikacije koje su stvarno potrebne Vašim zaposlenicima. Oni mogu biti osnova za buduće strateško planiranje. Budite spremni za put kontinuiranog razvoja i vodite računa o tome da se buduće provedbe temelje na poslovanju, a ne na tehnologiji.

3. Prilagodite se zahtjevima svojih zaposlenika

U današnje vrijeme zaposlenici žele imati mogućnost pronalaženja, pregledavanja i upotrebe podataka na različitim lokacijama i uređajima. Ako Vaše poduzeće ne osigura sigurno rješenje za udaljeni pristup korporativnim podacima, zaposlenici će pronaći vlastite načine za učinkoviti rad služeći se potrošačkim proizvodima kojima bi mogli ugroziti organizaciju.

Trebate zaposlenicima u pokretu osigurati siguran pristup informacijama u kontroliranom informatičkom okruženju kako biste umanjili rizik da se zaposlenici služe vanjskim proizvodima bez saznanja odjela za IT o tome, bez otkrivanja takve upotrebe i bez kontrole nad njome. Vaši zaposlenici vjerojatno u privatnom životu upotrebljavaju napredniju i jednostavniju tehnologiju od one kojom se služe na poslu, što znači da aplikacije i rješenja na poslu najvjerojatnije smatraju neprikladnima ili pretjerano dugotrajnima za upotrebu. Ako je iskustvo zaposlenika sigurno i ne uključuje nikakve poteškoće, on neće imati potrebu za zaobilaženjem IT-a i pronalaženjem rješenja koja će mu omogućiti veću produktivnost.

budi-primjer-zaposlenicima

4. Skratite vrijeme ocjenjivanja

U mnogim slučajevima IT u sjeni jednostavno znači da zaposlenici pokušavaju svoj posao obaviti brzo i učinkovito. Ako klijent vrši pritisak na zaposlenika jer mu je odmah potrebna određena velika datoteka i ako ne postoji alternativa koju je društvo odobrilo, tko može kriviti zaposlenika ako se služi korisničkom uslugom kao što je Dropbox? Kada zaposlenici odjelu za IT upute zahtjeve za novu tehnologiju, jedan od najvećih prigovora jest da postupak ispitivanja koji provodi IT predugo traje. Pokušajte optimizirati postupke odobravanja i uskladiti ih s radnim procesima zaposlenika.

5. Uspostavite smjernice

Mogu li se rizici bolje objasniti? Odjeli za IT moraju postati bolji slušači, ali isto tako moraju postati vještiji u objašnjavanju svoje strane priče. Mogli biste, na primjer, uspostaviti precizne smjernice za primjenu načela „donesi sam svoj uređaj”. Kako bi zadovoljio potrebe različitih poslovnih jedinica, odjel za IT mogao bi isto tako izraditi i podijeliti popis odobrenih aplikacija za upotrebu uz standardni softver.

tamna-strana-it-a-1

Nadalje, u doba računalstva u oblaku korisnici mogu iskoristiti prednosti platformi u oblaku koje im omogućuju jednostavan razvoj vlastitih prilagođenih aplikacija uz osnovno znanje o kodiranju. Na prvi se pogled može činiti da se time još više podupire IT u sjeni. Ali pružanje podrške tim takozvanim programerima na niskoj razini („low-code developers”) prilika je za odjel za IT da ubrza razvoj i isporuku softvera bez kompromisa u pogledu radnih značajki ili sigurnosti.

Posjetite ICT akademiju Hrvatskog Telekoma i doznajte što točno mogu “cloud” usluge i što sve možete s alatima potrebnim za moderno poslovanje u oblaku.

Autor: Martin Jurca
Marketing proizvoda za poslovne korisnike, Deutsche Telekom Europe

Sadržaj omogućava Hrvatski Telekom

BizIT

BizIT

Skupina autora koja brine o najuočljivijim projektima interneta kao i o projektima plasmana malih i srednjih poduzetnika na istome.

U sklopu skupine autora su oni koji pišu i realiziraju sljedeće teme: internet marketing, internet poslovanje, dizajn za online medije, web stranice, upravljanje društvenim mrežama i kampanje na društvenim mrežama.

Između ostalog njihove pojedinačne uratke možete pronaći na:
tportal.hr, stopostopoduzetnik.hr, t-blog.com.hr i mnoge druge.