Želite isprobati neke od najboljih alata i aplikacija za moderno poslovanje? Istraži ICT usluge
Bolji u poslovanju

Vrijeme je novac: naučite odrediti prioritete u zadacima i kvalitetno organizirati tjedan

vrijeme-je-novac-upravljanje-vremenom-organizacija-odredivanje-prioriteta
BizIT
Autor: BizIT

U manje radnih sati ostvarite veće prihode! U čemu je tajna uspješnih poduzetnika?

Vrijeme leti! Dan traje prekratko! Treba mi 48 sati u danu! Koliko ste puta čuli ili izrekli ove rečenice u vašem danu pretrpanom obvezama? Neki se ljudi svojim gustim poslovnim rasporedom hvale kao da su osvojili medalju časti. “Počinjem raditi u sedam ujutro, do osam navečer ne izlazim iz ureda” ili “Sinoć sam radio do 3 ujutro, spavao sam samo 2 sata i ponovo sam se bacio na posao.” Ako se prepoznajete u ovim rečenicama nešto radite krivo, i to jako krivo. Najrazvijenije zemlje streme ka šestosatnom radnom vremenu i boljoj kvaliteti života, a ne preseljenju u ured. Poduzetnici, ali i brojni drugi zaposlenici vrlo se često nađu u vremenskoj krizi, a najčešće je krivac loša organizacija zadataka i vremena. Ključ uspjeha leži upravo u organizaciji i posvećivanju vremena najbitnijim zadacima te eliminaciji nebitnih. Vrijeme je novac, zato ga posvetite rješavanju onih zadataka koji ga i donose. Ako želite biti uspješni u svom poslu te pri tome uvesti balans između radnog i privatnog života i eliminirati stres, poslužite se ovim korisnim savjetima.

upravljanje-vremenom-kako-odrediti-prioritete1.jpg

Odredite prioritete u zadacima

Kako bi poboljšali učinkovitost i produktivnost, vrijeme morate posvetiti bitnim stvarima, a sve počinje s planiranjem. Stoga se držite četiri zlatna pravila za uspjeh.

  1. Samo bitni zadaci su vrijedni vašeg vremena! Pitajte se čemu bi se posvetili sutra da nemate niti jednu jedinu obvezu. Zamislite dan bez sastanaka, zvonjave telefona, izrade izvješća… Ispred sebe imate praznu stranicu! Što bi utjecalo na vaše dugoročne ciljeve i planove? Odgovori koje stavite na papir su vaši “A” prioriteti, važne aktivnosti koje doprinose većoj poslovnoj slici te rješavanju bitnih stavki. Neki od prioriteta bi mogli biti zadaci poput zapošljavanja novih ljudi, razvoja kompanije i njenog širenja, planiranje otvaranja nove podružnice ili poslovnice. “A” zadaci bi trebali okupirati 20 do 30 posto vašeg radnog vremena.
  2. Preuzmite odgovornost! Zadaci “B” bi trebali predstavljati vašu odgovornost i zauzeti visoko drugo mjesto. To su oni zadaci kojima je rok – danas! Uključuju korespondenciju s klijentima, nadgledavanje zaposlenika, unošenje podataka, provjera ugovora, slanje materijala, ažuriranje baze podataka. Iako vam djeluju kao nešto što možete prebaciti za sutra, nemojte to raditi, jer upravo gomilanjem ovih zadataka stvarate dodatan problem. Obavljajte ih sustavno i svakodnevno, tako neće biti potrebe za sjedenje u uredu do deset navečer kada se nagomilaju. Za ove zadatke izdvojite 30 do 40% radnog vremena, ali tek nakon što ste riješili one s liste “A”.
  3. Rasporedite neplanirane obveze! “C” obveze i zadaci su oni koje niste planirali Vi osobno, već su vas dočekale na stolu kao obveza kojoj se morate posvetiti. Uključuju sastanke s raznim odjelima, rutinske zahtjeve, izvješća o troškovima, ažuriranje podataka… Za ovakve bi zadatke trebali izdvojiti pet sati tjedno ili 20 do 25% radnog vremena.  Pod “C” zadatke spadaju putovanja i stanke, morate ih obaviti no oni nisu ključni čimbenici uspjeha vašeg poslovanja.
  4. Prestanite gubiti dragocjeno vrijeme! Zadaci “D” nisu zadaci već gubljenje vremena na stvari koje nisu nužne, ili bolje rečeno prioritetne. Ovdje se na listi nalaze besciljno surfanje internetom, pregledavanje društvenih mreža, bavljenje stvarima koje trebate samo delegirati, čitanje newslettera ili  bavljenja problemima za koje uopće ne biste trebali znati, poput popravljanja printera. Razni beskorisni zadaci trate vaše dragocjeno vrijeme i posvećujući pažnju njima gubite novac. S obzirom na to da svi ponekad zapnu u zamku ovakvih problema na njih izdvojite maksimalno 5% vašeg vremena.

Isplanirajte svoj tjedan!

upravljanje-vremenom-kako-odrediti-prioritete-i-isplanirati-tjedan

Pitate se kako izdvojiti više vremena za obavljanje gorućih stvari i prioritetnih obveza? Prvo, si uzmite vremena za njihovo planiranje. Idealno bi bilo izdvojiti dva i pol sata tjedno ili deset puta po 15 minuta za planiranje. Sve više od toga neće imati značajnijeg utjecaja na krajnji rezultat. A evo i nekoliko savjeta za kvalitetnije planiranje.

  1. Napravite listu dnevnih obveza! Lista mora biti vezana uz A,B i C zadatke i točno tim redoslijedom. Pored svakog slova koje označava prioritet napišite sve zadatke koje trebate obaviti tog dana. U planer unesite obveze i vrijeme predviđeno za njih, koristite se i aplikacijama koje su savršene za ovakve obveze jer će vas podsjetiti na svaku, te neće biti prostora za zaborav. Na kraju dana ide najbolji dio – križanje svega što se obavili (pogled na praznu listu zaslužuje nagradu :)).
  2. Obratite pozornost na detalje! Pri izradi plana nemojte samo napisati moram raditi na budgetu ili planu zapošljavanja. Budite detaljniji oko liste aktivnosti koje možete obaviti u tekućem danu. Budget ne možete izraditi u samo jednom danu, ali možete npr. napraviti proračunsku tablicu za plaće.
  3. Rasporedite vrijeme potrebno za pojedine zadatke! Zadaci s “A” liste uvijek trebaju biti prvi, njih obavljajte u doba dana kad ste najproduktivniji te kad su najmanji izgledi da vas netko prekine ili ometa. Za njih zakažite sastanak u planeru te odredite vrijeme i hitnost za svaki pojedini zadatak. U slučaju da se netko želi naći s vama u to doba, slobodno se ispričajte i recite kako ste na sastanku. Sigurni smo da vas nitko neće pitati s kim se nalazite. Sastanak koji održavate sami sa sobom itekako je važan za uspješno poslovanje.
  4. Rasporedite zadatke! Ako mislite da ste vi jedina osoba koja zna obaviti određeni zadatak, u tom se slučaju varate ili ste zaposlili nesposobne ljude. Ne možete sve obavljati sami, morate imati povjerenja u svoje zaposlenike te određeni dio zadataka na koji ste do sada bespotrebno trošili vrijeme rasporediti na njih. Strahujete li da vaši zaposlenici nisu dorasli zadatku, dajte im priliku da se dokažu te da vas razuvjere. Rasporedite zadatke i dajte im do znanja ako se nađu u problemu da su vaša vrata otvorena. No, hitno prestanite obavljati sve poslove.
  5. Vrednujte vaše vrijeme! Ljudi kažu kako je vrijeme novac i u pravu su. No, mnogi su oni koji troše vrijeme misleći kako će uštedjeti novac, a pri tome nisu ni svjesni da troše više. U stanju su voziti se na drugu stranu grada kako bi uštedjeli koju kunu, i premda će uistinu ostati koja kuna više u novčaniku, izgubit će dragocjeno vrijeme koje su mogli potrošiti kako bi zaradili znatno više a ne uštedjeli tek koju kunu. Uspješni ljudi troše novce kako bi uštedjeli vrijeme, jer upravo im više vremena donosi više novaca. Oni će platiti brojne usluge koje im oduzimaju puno vremena, poput tehnoloških alata koji im mogu skratiti vrijeme obavljanja određenih djelatnosti, prijevoza, shoppinga, glačanja i slično te će time dobiti znatno više vremena za bitnije stvari. Vrijeme je dragocjeno, ne rasipajte ga uzalud.
  6. Budite u korak s vremenom! Praćenje poslovnih trendova vrlo je važno za poduzetnike kako bi bili što uspješniji u ovom suludo brzom poslovnom tempu. Itekako je bitno osluškivati želje i interese potrošača, jer kako već i sami znate, trendovi se vrlo brzo mijenjaju a ako želite ostati u igri, morate ih pratiti.

organizacija-vremena-kako-odrediti-prioritete

I na kraju, zaboravite perfekcionizam, on ne postoji! Brojni poduzetnici traže i očekuju previše od sebe, a upravo ih želja za perfekcionizmom košta najviše vremena i živaca. Iako je razumljivo da je teško dopustiti da stvari prođu nedovršene i da nisu savršene, vjerujte nam, većinom je sve samo u vašoj glavi. Ako ste ozbiljni pri postavljanju prioriteta, morate naučiti pustiti i prepustiti stvari drugima kako biste se mogli koncentrirati na zadatak koji ima veći potencijal za ostvarenje boljeg poslovnog rezultata.

Kreiranje dnevnog, tjednog ili mjesečnog plana najlakše je uz Excel! Pronađite gotove predloške tjednih planera na poveznici. :)
A trebate li efikasno rješenje za svoj ured koje pokriva sve uredske programe za rad i omogućuje da svim dokumentuna pristupite s svih uređaja, bilo kad i bilo gdje – razmislite o Office 365 paketu
I da,  plaćate točno onoliko koliko koristite, uz jednostavno dodavanje ili otkazivanje novih paketa. 

Saznajte više o Office 365 paketima

 

Sadržaj omogućava Hrvatski Telekom

BizIT

BizIT

Skupina autora koja djeluje na različitim poslovnim aktivnostima i brine o povećanju prodajnih aktivnosti i produktivnosti unutar različitih poduzeća, projektima plasmana malih i srednjih poduzetnika na online prostor kao i o najuočljivijim projektima interneta.

U sklopu skupine autora su oni koji pišu i realiziraju sljedeće teme: prodajni savjeti, savjeti za produktivnost i organizaciju poslovanja, internet marketing, internet poslovanje, dizajn za online medije, web stranice, upravljanje društvenim mrežama i kampanje na društvenim mrežama.

Komentiraj