Želite isprobati neke od najboljih alata i aplikacija za moderno poslovanje? Posjeti ICT Marketplace
Tech Hack

Znate li napisati profesionalni dokument u Wordu?

microsoft-word-kako-kreirati-profesionalni-dokument
BizIT
Autor: BizIT

Možda ga koristite otkad je izašla njegova prva verzija, no poznajete li sve mogućnosti Microsoft Worda kada je u pitanju pisanje poslovnih dokumenata? Uz nove prednosti Office 365 paketa dijeljenje i suradnja lakši su nego ikada prije.

Microsoft Office je nezaobilazno sredstvo rada kada se radi o pisanoj riječi na našem računalu. Kratka zabilješka, priča, esej, akademski rad ili poslovni dokument – bez obzira o čemu se radilo ne postoji bolja aplikacija za izvršavanje pismene zadaće od Worda. Znajući da je dostupan na 107 jezika i koristi ga više od milijardu ljudi, ne čudi što je, uz Excel, upravo ovaj program najpopularniji dio Office 365 paketa. No nije isto pišete li pravni podnesak, životopis ili poslovni izvještaj. Svaki od njih ima svojih zakonitosti i određene standarde prema kojima se treba ravnati stvarajući ih.

Stvaranje profesionalnog dokumenta u Wordu

Za početak definirajte svrhu svog dokumenta, kome je namijenjen i koja je njegova tematika. Ovo će odrediti jezik kojim ćete se služiti, kao i količinu i oblik informacija koje ćete iznijeti. Nije isto obraćate li se svojim zaposlenicima, odboru kojem odgovarate ili potencijalnom poslovnom suradniku. Ukoliko je potrebno izvršite istraživanje kako biste bili sigurni da je sve što iznesete istinito i ažurno. Podaci o uspjehu kompanije otprije pet godina možda su impresivni, no nisu jednako relevantni kao oni prošlogodišnji ili trenutni. Osim svemogućeg Googlea, iskoristite i sve mogućnosti Researchera. Osim što može pomoći pri pronalaženju podataka unutar samog Worda, pomoću njega možete i jednostavno dodavati citate. Jednostavnim utipkavanjem ključne riječi dobit ćete listu rezultata koje možete koristiti prilikom izrade vlastitog dokumenta.

word-outlining
Ovisno o cilju koji želite postići, razmislite koje je podatke najvažnije prikazati. Imate li vanjskih dokumenata koji podupiru vaše teze, svakako ih uključite u izlaganje ili ponudite kao dodatni materijal za one koje to bude zanimalo. Razmislite o glavnim točkama koje želite iznijeti i zapišite ih kako bi imali nit vodilju tijekom cijelog procesa. Ovo možete postići i pomoću funkcije
Outline, bilo prije početka ili tijekom samog pisanja. Jednom kada krenete s pisanjem, ne zamarajte se previše pravopisom i gramatikom ukoliko vam to predstavlja problem na koji se morate dodatno koncentrirati. Tome ćete se posvetiti na kraju kada budete pregledavali tekst. Najvažnije je da pažnju na početku posvetite sadržaju, kako ne biste izostavili važne činjenice, ali ni zamarali čitatelje nepotrebnim podacima.

Korisne funkcije za lakše uređivanje dokumenata

Jednom kada se nađete usred dokumenta dugog desetke stranica, nije baš praktično preskakati na različite stranice po potrebi. Zato postoji opcija Split – pomoću nje možete podijeliti dokument u dva dijela, oba vidljiva na ekranu istodobno. Tako jednostavno možete kopirati sadržaj s jednom mjesta na drugo ili ubacivati citate po potrebi.

Split-Window

Želite li unutar dokumenta umetnuti različite formate teksta ili fotografija iz drugih izvora, svakako koristite Paste Special funkciju. Na taj način možete primjerice tablicu iz Excela prebaciti baš u kao tablicu, no i kao sliku, formatirani tekst iil u HTML formatu.

word-paste-special-option

Microsoft Word sam će na kraju stranica umetnuti Page Break, no želite li, to možete napraviti i sami. Korištenjem kratice CTRL+ENTER automatski ćete prijeći na novu stranicu, a između dotadašnjeg i novog teksta uvijek će ostati razmak i prikazivat će se na odvojenim stranicama.

Želite li ispod svake fotografije i grafičkog prikaza naznačiti o čemu se točno radi, jednostavno kliknite desnim gumbom miša na željeni element i odaberite opciju Add Caption. Možete je pozicionirati gdje želite u odnosu na element koji ste odabrali.

Vizualno uredite svoj Word dokument 

Jeste li ikada samo bacili pogled na neki dokument koji vam je poslan i odmah zaključili kako nema šanse da isti uopće krenete čitati? Sitna slova, uski razmaci među redovima, nepostojeće odjeljivanje paragrafa i krivi odabir fonta mogu na prvi pogled u svakom stvoriti averziju, čak i da se radi o sadržajno najinteresantnijem štivu ikada napisanom. Ljudi su vizualna bića, a naš mozak procesira stvari pomoću određenih pravila. Nabacimo li sve bez reda i razmaka, teško ćemo imati čitateljevu pozornost duže od minutu ili dvije, i to samo ako je iznimno zainteresiran za sadržaj. Za početak se pobrinite da je naslovna stranica privlačna oku i ukusno uređena. Iskoristite jedan od 16 ponuđenih predložaka ukoliko nemate inspiracije za izradu vlastitog stila.

microsoft-word-kako-kreirati-profesionalni-dokument-2

 

Ukoliko vaš dokument ima mnogo stranica, umetnite brojeve, te ih povežite sa sadržajem kojeg ćete umetnuti na samom početku dokumenta. Odaberite font koji će pratiti cijeli sadržaj. Mnogi će vas prosuditi čak i po samom izboru fontu, pa se tamo Comic Sans smatra izrazito neozbiljnim fontom za poslovne ili druge važne stvari. Informirajte se koristi li vaša kompanija možda vlastiti službeni font ili vaši nadređeni imaju već odabrani font kojim se služe. Možete koristiti i različite fontove kako bi naglasili određene dijelove dokumenta, poput naslova, no opće prihvaćeno pravilo glasi da nikada ne koristite više od tri različita fonta u jednom dokumentu. Svoje naslove i podnaslove možete odvojiti i veličinama različitim od ostatka teksta. Pripazite i na veličinu fonta većine teksta – dok se neki bolje čitaju kada su veći, moguće je da neke osobe vaš odabir većeg fonta ipak definiraju kao lijenost, tj namjeru da se vaš dokument doima dužim nego što u stvari jest.

Preglednosti dokumenta najviše pridonosi razmak među redovima i paragrafima. Pobrinite se da tekst nije previše zbijen, niti previše raširen, kako bi izbjegli istu zamku kao i s prevelikim fontom. 

Poštujte svoje čitatelje – budite detaljni

Na kraju svega, kada ste sigurni da ste pokrili sve što ste trebali, posvetite se ponovnom čitanju i ispravljanju gramatičkih i stilskih grešaka. Pravilna uporaba riječi i rečenica vašim čitateljima govori da vam je dovoljno stalo do toga da sve bude savršeno, kao i da ih poštujete. Ukoliko je potrebno, zatražite usluge profesionalaca koji će vaš dokument urediti po svim gramatičkim i stilskim standardima službenog jezika, a po potrebi i provjeriti sve činjenice koje ste u tekstu naveli.

Jednom kada ste sigurni da je sve kako treba, vrijeme ja da ih podijelite s izabranom publikom. Spremljeni dokument možete poslati kao privitak putem maila ili spremiti u svoj Cloud. Koristeći OneDrive ili SharePoint Online, možete pozvati druge da se priključe stvaranju samog dokumenta.

Spomenute funkcije samo su dio mogućnosti dostupnih u Microsoft Wordu, a koristeći ih u kombinaciji s ostalim programima iz Office 365 paketa izvući ćete ono najbolje iz programa koji koristite. Svakako se uvjerite je li 0365 pravi izbor za vaše poslovanje, a uvijek ga možete i besplatno isprobati kako bi se uvjerili u sve što vam nudi.

Sadržaj omogućava Hrvatski Telekom

BizIT

BizIT

Skupina autora koja brine o najuočljivijim projektima interneta kao i o projektima plasmana malih i srednjih poduzetnika na istome.

U sklopu skupine autora su oni koji pišu i realiziraju sljedeće teme: internet marketing, internet poslovanje, dizajn za online medije, web stranice, upravljanje društvenim mrežama i kampanje na društvenim mrežama.

Između ostalog njihove pojedinačne uratke možete pronaći na:
tportal.hr, stopostopoduzetnik.hr, t-blog.com.hr i mnoge druge.

Paste your AdWords Remarketing code here